DISKUSI 4 :
Diskusikanlah..
Apa yang
terjadi jika organisasi tidak mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan
apa pentingnya teknologi bagi organisasi!
PENDAPAT
DISKUSI :
Organisasi
dan Perubahan Lingkungan.
Kehidupan
setiap organisasi tidak terlepas dari pengaruh lingkungan eksternal, karena
organisasi sebagai suatu sistem selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Semua
organisasi belajar, namun beberapa organisasi tidak dapat belajar cukup cepat
untuk bertahan. Organisasi yang tidak responsif dan adaptif terhadap
perkembangan lingkungan yang kompleks dan penuh ketidakpastian sudah tentu
tidak menguntungkan organisasi dalam menghadapi dunia persaingan yang semakin
ketat.
Kendati begitu, ada yang patut diperhatikan. Perubahan
dalam cara organisasi mengelola waktu, ruang, maupun pengetahuan dapat
menimbulkan apa yang disebut desinkronisasi (ketidaksinkronan). Maksudnya,
area-area perubahan tadi bergerak dengan laju perubahan yang berbeda-beda,
sehingga tidak sinkron satu sama lain.
Kita dapat membayangkan hal itu seperti ini: teknologi
bergerak dengan laju 100 km/jam, tapi bisnis melaju 80 km/jam, pemerintah 40
km/jam, dan pendidikan hanya 20 km/jam. Perbedaan kecepatan ini jelas
memengaruhi kinerja organisasi. Mengapa? Pendidikan tertinggal di belakang
bisnis, karena itu menghasilkan karyawan yang lebih cocok dengan lingkungan
bisnis 15 atau 20 tahun yang lampau ketimbang dengan lingkungan sekarang, apa
lagi masa depan.
Ketidaksinkronan dapat terjadi di wilayah manapun.
Contoh: bila teknologi yang dimiliki perusahaan sangat mutakhir, tapi proses
yang dipakai adalah buatan lima tahun lalu, maka teknologi terbaru itu tak
dapat dipakai hingga mencapai potensi penuhnya. Begitu pula, jika organisasi
diisi oleh anak-anak muda sementara proses kerjanya masih yang lama—akan
terjadi ketidakserasian. Bakat yang hebat tidak akan dapat bekerja optimal.
Organisasi yang adaptif mesti memahami bahwa banyak hal
harus dikerjakan agar semua aspek—orang/manusia, proses, teknologi, struktur,
maupun strategi—dapat berjalan seirinng atau sinkron. Beberapa adaptasi berikut
ini menggambarkan apa yang seyogyanya dilakukan oleh organisasi.
Dalam hal manusia/orang, harus ada kemauan untuk
menempatkan orang-orang muda pada posisi berpengaruh—mengambil keputusan pada
jenjang tertentu. Meskipun belum banyak teruji dan kurang berpengalaman
dibandingkan dengan mitranya yang lebih matang, pekerja usia muda umumnya mampu
bekerja lebih kolaboratif, berpikir lebih eksperimental, dan menggunakan
teknologi mutakhir dengan lebih nyaman.
Pekerja muda juga memberi masukan energi dan pikiran
segar ke dalam organisasi. Organisasi membutuhkan perspektif baru untuk
menjamin keberhasilannya. Pekerja usia muda harus didengarkan suaranya dan
dilibatkan dalam pembentukan strategi organisasi dan masa depannya. Keragaman
pandangan mesti dihormati.
Di area proses diperlukan kolaborasi. Area proses berkaitan dengan
prosedur operasional perusahaan. Pendekatan yang bersifat top-down terbukti
berjalan lambat, serta tidak efektif untuk bekerja di lingkungan baru.
Perusahaan harus mulai menumbuhkan budaya kolaboratif agar karyawan bekerja
bersama dan bekerja dengan rasa ingin tahu yang besar. Hambatan yang mungkin
muncul berasal dari birokrasi yang belum berubah—misalnya, keputusan sepenuhnya
dari atas, inisiatif di jenjang lebih bawah tidak diakomodasi. Ketidaksinkronan
ini harus diatasi.
Area strategi berkaitan dengan teori kepemimpinan dan
manajemen yang memandu kegiatan organisasi. Kepemimpinan tradisional
menempatkan eksekutif sebagai pengendali tunggal. Dalam organisasi adaptif,
eksekutif lebih fokus pada pengembangan budaya inovasi. Eksekutif memikirkan
penciptaan lingkungan yang membuat orang senang datang untuk bekerja, sehingga
karyawan mau memberi kontribusi terbaik, merasa diberdayakan dan terlibat.
Selanjutnya, area struktur berkaitan dengan bagaimana area yang
berbeda dalam organisasi dapat bekerja sama dengan luwes, misalnya bagian
keuangan dan produksi. Di era industrial, lingkungan kerja bersifat hierarkis.
Rantai komandonya jelas dan linier, dan tiap-tiap karyawan mengerjakan tugas
dalam lingkup job assignment tertentu saja. Di era informasi,
organisasi harus mengadopsi struktur berjejaring dan matriks. Tidak ada lagi
kontrol yang bersifat eksklusif sehingga bakat-bakat terbaik dari lintas bagian
dapat saling bekerjasama.
Di area teknologi, organisasi memanfaatkan sistem
informasi, sistem komunikasi, dan alat-alat lain agar operasi bisnis berjalan
baik. Selama ini, banyak organisasi membuat kesalahan serupa, yakni memandang
teknologi sebagai tulang punggung ketimbang sebagai alat yang memungkinkan alih
pengetahuan di antara anggota organisasi. Karena itu, sinkronisasi harus
dilakukan dengan cara mengembuskan pandangan baru mengenai teknologi. Teknologi
hanyalah alat, apabila unsur-unsur lain tidak berjalan sinkron, maka teknologi
mutakhirpun akan mubazir.
Pentingnya
Teknologi Bagi Organisasi.
Pemanfaatan
atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan
memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi
juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan
institusi.
Pengelolaan
administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan
pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada
pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai
dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap
pemeliharaan.
Dengan
adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan
akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh
pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap
perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena
masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu
dengan yang lainnya.
Pemanfaatan
teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan
dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan
kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai
alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data
dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya
saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain
itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif
yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka
panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena
itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat
teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan
selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.
Pemanfaatan
teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang
dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi
informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi
maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk
mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan.Di sisi lain, diperlukan
kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan
penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan
kemampuan mereka.
SUMBER
REFERENSI :
BMP ADPU4341;
Teori Organisasi; Agus Joko Purwanto; Universitas Terbuka; Februari 2021
http://katarizon.blogspot.com/2013/09/peranan-teknologi-dalam-sebuah.html